Wie man Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten durchsetzt und welche Tools man verwendet

Daten sind im Technologiezeitalter wie Gold. Nach ihrer Veredelung liefern sie wertvolle Erkenntnisse, die zu geschäftlicher Innovation und Wachstum führen. So wichtig sie auch sind, andererseits kann ein Verlust oder ein falscher Umgang mit Daten zu Betriebsstörungen und rechtlichen Verpflichtungen für Unternehmen führen.

Datenschutz hat zweifellos ein großes Gewicht, vor allem im Hinblick auf die Cybersicherheit. Daher ist eine robuste DLP-Richtlinie (Data Loss Prevention) für Unternehmen zum Schutz vor Datenverlusten unerlässlich. Sie spielt eine wichtige Rolle bei der Überpr ü fung des Benutzerzugriffs und bei der Überwachung.

Wir werden uns eingehend mit DLP-Richtlinien befassen, einschließlich der Erklärung, der Arten und der gesch ützten Inhalte, und werden bewährte Verfahren f ür Unternehmen erörtern.

1Was ist eine DLP-Richtlinie?

DLP Policy steht für Data Loss Prevention Policy. Es ist ein Rahmenwerk, um Vorkehrungen gegen Datenverluste zu treffen, das aus Strategien, Verfahren, Einschränkungen und Regeln besteht, die Organisationen durch administrative oder technische Mittel durchsetzen können.

Auf der Grundlage des Datenträgers lassen sich die DLP-Richtlinien in die folgenden fünf Typen unterteilen. Unternehmen wenden in der Regel mehr als einen Ansatz an, je nach Geschäftsanforderungen. Pr ü fenSie jetzt die Liste und sehen Sie, ob Sie alle diese Sicherheitsrichtlinien benötigen.

5 Arten von Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust

2Welche Unternehmensdaten brauchen eine DLP-Richtlinie

Unternehmensdaten sind wichtig, um wichtige Entscheidungen zu treffen, die Leistung zu verbessern und Fortschritte zu verfolgen. Und das macht sie wertvoll für Cyberkriminelle. Wenn Sie sich entscheiden, eine DLP-Sicherheitsrichtlinie zum Schutz von Unternehmensdaten einzurichten, müssen Sie die spezifischen Elemente herausfinden, damit Sie die Richtlinie besser umsetzen können. Die folgende Tabelle gibt einen klaren Einblick.

Die Richtlinie zum Schutz vor Datenverlust sichert beispielsweise folgende Unternehmensdaten:

3Verständnis der Funktionsweise von Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust

Eine Richtlinie zur Verhinderung von Datenverlusten umfasst mehrere Aspekte und sollte Antworten darauf geben, was zu schützen ist, wer darauf zugreifen darf, welche Werkzeuge zu verwenden sind und welche Gegenmaßnahmen bei Datenverlust zu ergreifen sind. Beauftragen Sie ein spezielles Team mit der Ausarbeitung der Richtlinie und der Umsetzung. Hier sind die wichtigsten Verfahren.

1. Daten klassifizieren

Der erste Schritt ist die Identifizierung der kritischen Daten. Metadaten-Tagging und Inhaltsanalyse können zur Rationalisierung der Datenverarbeitung eingesetzt werden. Als Nächstes werden die Unternehmensdaten nach Art, Wichtigkeit, Schwierigkeit der Wiederherstellung, Bedrohungen, die zu einem Verlust führen, oder nach anderen Standards in Ordnern kategorisiert.

Zweck der Klassifizierung ist die bessere Auswahl von DLP-Strategien und entsprechenden Datenmanagement-Tools. Außerdem soll ein genauer Datenschutzplan entwickelt werden.

2. DLP-Richtlinie anpassen

IT-Experten können nach der Datenklassifizierung f ür jede Datenkategorie geeignete Richtlinien anwenden. Die DLP-Richtlinie für Endgeräte eignet sich zum Beispiel am besten für Daten, die auf Laptops oder Mobiltelefonen gespeichert sind. Dazu sind Tools wie MDM oder EMM für erweiterte Geräteeinstellungen und Zugriffskontrolle erforderlich. Was DLP in Netzwerken angeht, können Unternehmen Software einsetzen,umdenDatenaustauschü ber E-Mails oder andere Webaktivitäten zu ü berwachen.

3. Kritische Daten schützen

Sicherung und Wiederherstellung sind zwei wichtige Methoden, um Unternehmensdaten vor Verlust zu schützen. Eine Richtlinie für Datenverluste legt fest, wie viele Kopien erstellt werden sollen, ob sie vor Ort oder in der Cloud gespeichert werden sollen, wann unnötige Informationen aktualisiert und gelöscht werden sollen und ob eine Batch-Wiederherstellung oder andere Methoden verwendet werden sollen.

Eine DLP-Politik umfasst auch Sicherheitsmaßnahmen zur Abwehr von Cyberangriffen und Viren. Im Allgemeinen wird das Unternehmen eine Netzwerk-Firewall einrichten oder Tools wie Viren- und Malware-Scanner und -Entfernung einsetzen.

Da mobile Geräte heutzutage eine wichtige Rolle am Arbeitsplatz spielen, nimmt der Schutz von Geräteinhalten in der DLP-Sicherheitspolitik einen höheren Stellenwert ein. Datenverluste, die durch Geräte entstehen, werden oft durch menschliche Fehler verursacht. Daher wird die Richtlinie die Zugriffskontrolle sowie Remote-Operationen auf Geräten erzwingen.

4. die Reaktion auf Zwischenfälle

Auch wenn die Schutzmaßnahmen alle Aspekte abdecken, kann die DLP-Politik keine 100-prozentige Garantie bieten. Wenn es zu Zwischenfällen kommt, sollte sie wirksam sein, um die Verluste zu minimieren.

Die DLP-Richtlinie kann Richtlinien enthalten, die Bugs, den Verlust von Geräten, das Ausscheiden von Mitarbeitern und andere Umstände abdecken. Zum Beispiel kann das IT-Team beiGeräteverlustMDM verwenden, um das Gerät per Fernzugriff zu sperren und seine Daten zu löschen.

49 bewährte Praktiken zur Verhinderung von Datenverlust

Im Hinblick auf die Umsetzung einer Richtlinie zum Schutz vor Datenverlusten finden Sie hier einige Tipps und bewährte Verfahren der Branche, um eine wirksame Richtlinie zu erstellen. Beginnen wir die Vorbereitungsphase mit 8 Überlegungen.

8 wichtigePunkte, die bei der Gestaltungder DLP-Richtlinieeines Unternehmens zu beachten sind

Wenn Sie die Antworten auf die obigen Fragen herausgefunden haben, ist ein klarer Plan bereit, um in die Praxis umgesetzt zu werden. Sie können jetzt beginnen:

Praxis 1: Sensible Daten auflisten und einordnen

Das Sammeln von Daten ist nur der Anfang vom Anfang. Der nächste Schritt ist die Systematisierung der Klassifizierung. Dimensionen können sein: Typen, Werte, Bedrohungen, Schwachstellen und Speicherorte.

Dieses ist ein Beispiel.

*Hinweis: Dies ist eine Demonstration, wie Sie Unternehmensdaten auf der Grundlage verschiedener Standards kategorisieren können. Sie können eine Rangfolge erstellen und Ordner nach Ihren eigenen Vorgaben anlegen.

Praxis 2: Vorplanung der Reaktion auf Datenschutzverletzungen

Das Zitat lautet: "Die beste Vorbereitung auf morgen ist, heute sein Bestes zu geben." Es reicht nie aus, einen Plan für DLP-Sicherheitskontrollen zu erstellen, um mit den Risiken von Datenschutzverletzungen umzugehen.

Gr ünde f ür Datenverluste können Cyberangriffe, Sabotageversuche oder menschliches Versagen sein. Jede dieser Ursachen erfordert unterschiedliche Reaktionen, wie z. B. das Erkennen der Sicherheitsverletzung, das Sperren von Geräten, das Einschränken des Zugriffs, das Löschen von Daten, das Abschalten von kompromittierten Geräten, das Einrichten von Datenwiederherstellungsverfahren und das Benachrichtigen der zuständigen Behörden.

Praxis 3: Recherchieren Sie die örtlichen gesetzlichen Bestimmungen

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass DLP mit den lokalen gesetzlichen Bestimmungen übereinstimmt, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Denn manchmal ist bei der Umsetzung von DLP-Richtlinien die Privatsphäre betroffen. Und die Regierung standardisiert zahlreiche Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre der Bürger.

In Artikel 33 der DSGVO heißt es beispielsweise: "Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten muss der für die Verarbeitung Verantwortliche die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden unterrichten, es sei denn, es ist unwahrscheinlich, dass dadurch die Rechte natürlicher Personen gefährdet werden".

Es empfiehlt sich für Unternehmen, mit den einschlägigen Gesetzen vertraut zu sein, um Streitigkeiten unter den Beschäftigten zu vermeiden.

Praxis 4: Erstellen Sie einen Leitfaden für Mitarbeiter

Die Mitarbeiter sind maßgeblich an den bewährten Praktiken zur Verhinderung von Datenverlusten beteiligt. Wenn sie aktiv mitarbeiten, wird die Umsetzung der Unternehmensstrategie besser und effizienter sein. Als Entscheidungsträger müssen Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, wie sie bei der Umsetzung helfen können.

Eine Leitlinie ist notwendig. Hier sind Dinge zu regeln:

• Rollen der Mitarbeiter und entsprechender Zugang.
• Verhaltensstandards für akzeptable und inakzeptable Verhaltensweisen der Mitarbeiter.
• Beispiele für Verstöße gegen die Richtlinie zur Vermeidung von Datenverlusten.
• Disziplinarmaßnahmen und rechtliche Konsequenzen.

Erinnerung an die Aufmerksamkeit:

Beim Umgang mit Verstößen von Mitarbeitern sollte das Maß der Bestrafung als angemessen betrachtet und anhand der spezifischen Umstände abgewogen werden. Je nach Ausmaß des Verstoßes können Sie Maßnahmen wie eine mündliche oder schriftliche Verwarnung, den Entzug von Zugangsrechten, Gehaltskürzungen, rechtliche Schritte oder im schlimmsten Fall die Kü ndigung des Arbeitsverhältnisses ergreifen.

Praxis 5: Auswahl von Lösungen zum Schutz vor Datenverlust

Es gibt viele DLP-Tools, die Unternehmen derzeit einsetzen. Welches verwendet wird, hängt in

der Regel vom Speicherort der Daten, den Möglichkeiten der Sicherheitskontrolle, der

Automatisierung,derSicherung,derVerschlü sselungstechnologie und den

Bereitstellungsmethoden ab. Beispiele:

• Microsoft Purview Information Protection (oder Microsoft Information Protection)
• Symantec DLP f ür AWS-Infrastruktur
• IBM Security Guardium fü r DLP-Überwachung
• McAfee Total Protection zum Schutz vor Viren, Malware und Ransomware
• MDM/EMM-Lösung für Gerätesicherheit, wie AirDroid Business
• 1Password Passwortmanager für Passwortsicherheit

Praxis 6: Verwendung leistungsstarker DLP-Software f ü r die Implementierung

Unternehmen bevorzugen den Einsatz einer Tool-Suite oder eines umfassenden Tools, um die Durchsetzung von Richtlinien zur Vermeidung von Datenverlusten zu unterst ützen. Mit Werkzeugen sinkt die Belastung der IT-Abteilung und die Verfahren werden effizienter.

Nehmen wir zum Beispiel AirDroid Business. Sehen Sie, wie eine Mobile Device Management Lösung beim Schutz vor Datenverlusten auf Endpunktebene helfen kann.

DieMDM-SoftwarebieteteineumfassendeKontrolleü ber registrierte Geräte mit Systemeinstellungen,AnwendungenundDateien.SiekönnendieRichtlinienfunktion verwenden, um Passwortregeln durchzusetzen, externe USB-Geräte zu sperren, die Datei ü bertragung zu blockieren, die Verschl ü sselung der gespeicherten Daten zu erzwingen, Screenshots zu deaktivieren, Bluetooth oder das Netzwerk zu deaktivieren usw. Mehr erfahren.

Die Anwendung ist auch eine der Hauptursachen für Datenverluste. Und Sie können MAM (Mobile Application Management)-Funktionen verwenden, um die App-Nutzung und -Einstellungen zu konfigurieren, wie z. B. App-Whitelist und -Blacklist oder die Nutzung über E-Mail-Apps, Google Chrome usw.

Weitere Sicherheitsfunktionen sind vorgesehen: Warnmeldungen, Kioskmodus, Fernlöschung, Fernsperre, Geofencing und Berichte.

Praxis 7: Regelmäßige Aktualisierung der Checkliste für sensible Daten und Benutzerzugriff

Es ist eine gute Praxis, dafür zu sorgen, dass die IT-Administratoren Änderungen innerhalb des Unternehmens aktualisieren, z. B. die Entfernung unnötiger Daten oder eine angemessene Archivierung. Wenn die Überwachung des Benutzerzugriffs vertieft wird, sollte das IT-Team die Berechtigungen der Mitarbeiter zur Nutzung von Unternehmensdaten neu bewerten. Dies wird den Missbrauch verringern und die allgemeine Sicherheitslage verbessern.

Praxis 8: Schulung der Mitarbeiter zum sicheren Schutz von Daten

Organisationen halten regelmäßig Seminare ab, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter ü ber die neuesten Informationen zu Cybersicherheitsbedrohungen verfügen. Unternehmen sollten schriftliche Richtlinien und Schulungsmaterialien bereitstellen, regelmäßige Erinnerungen durchf ühren und die Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung einbeziehen.

Eine konsequente Kommunikation und klare Erwartungen sind für eine wirksame Aufklärung entscheidend. Darüber hinaus sollten die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter die Belange der Cybersicherheit widerspiegeln, was zu einer besseren administrativen Kontrolle der DLP-Richtlinie führt.

Praxis 9: Überprüfung und Aktualisierung der DLP-Richtlinie

Eine gute Praxis ist es, wenn Unternehmen ihre DLP-Richtlinien einmal im Jahr überprüfen. Die Aktualisierung der DLP-Richtlinien im Hinblick auf die sich ändernden behördlichen Richtlinien und organisatorischen Anforderungen stärkt die Cybersicherheit und verhindert Datenverluste.

55 Vorteile einer Richtlinie zur Verhinderung von Datenverlust

Es gibt sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Vorteile. Hier sind die 5 wichtigsten Vorteile, die eine DLP-Richtlinie für Ihr Unternehmen hat:

Entschärft Insider-Bedrohungen

Nach einem IBM-Sicherheitsbericht kosten bösartige Insider-Angriffe Unternehmen im Jahr 2022 4,18 Millionen Dollar. Eine Umfrage von Egress ergab, dass 94 % der IT-Leiter über Insider-Bedrohungen besorgt sind. Die Überwachung des Datenflusses durch E-Mails und Anwendungen sowie die Überpr ü fung von Datenprotokollen sch ü tzt vor Insider-Bedrohungen. Eine DLP-Richtlinie verbessert die Überwachung des Datenflusses und weist Mitarbeitern mit eingeschränkten Zugriffsrechten auf sensible Informationen zu.

Schützt vor Cybersecurity-Bedrohungen

Die Bedrohung der Cybersicherheit ist real. Laut einer Umfrage von IBM haben 83 % der untersuchten Unternehmen mehr als eine Datenschutzverletzung erlitten. DLP-Richtlinien gewährleisten einen soliden Schutz gegen diese Bedrohungen, indem sie Datenverschlüsselung, sichere Anmeldemethoden, Zugriffskontrolle, Identifizierung sensibler Daten und Geräte ü berwachung implementieren.

Einhaltung der Rechtsvorschriften

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die DLP-Richtlinie mit den lokalen Gesetzen in Einklang gebracht wird. Der US HIPAA zum Beispiel legt Regeln für den Schutz sensibler Patientendaten fest. Laut dem Bericht an den Kongress über die Einhaltung der Privacy Rule und Security Rule im Jahr 2021 erhielt die OCR 34.077 neue Beschwerden wegen angeblicher Verstöße gegen die HIPAA-Regeln. Diese schwindelerregende Zahl in einem einzigen Sektor zeigt, wie wichtig eine DLP-Richtlinie ist. Durch die Implementierung einer umfassenden Software werden die Datenschutzgesetze mit geringem Aufwand eingehalten.

Reduziert die Reaktionszeit

Die Zeit bis zur Erkennung einer Datenschutzverletzung wird als Lebenszyklus der Sicherheitsverletzung bezeichnet. Eine Strategie zur Schadensbegrenzung und ein Automatisierungssystem verkürzen die Reaktionszeit der IT-Abteilungen, um Cyber-Sicherheitslü cken zu erkennen und zu schließen. So benötigten Unternehmen mit vollständig implementierter Sicherheits-KI und Automatisierung 249 Tage, um die Sicherheitsverletzung zu erkennen und einzudämmen, gegenüber 323 Tagen ohne Automatisierung.

5) Stärkt das Vertrauen der Kunden

Kunden machen Geschäfte mit Unternehmen, denen sie ihre Daten anvertrauen können. Mckinsey's insights besagen, dass mehr als die Hälfte (53%) der Befragten angaben, dass sie nur dann digitale Dienste kaufen oder nutzen, wenn das Unternehmen einen guten Ruf für den Schutz der Daten seiner Kunden hat. Die DLP-Richtlinie stellt sicher, dass sensible persönliche Daten wie Sozialversicherungsnummern, Passnummern,Adressen,KontaktnummernundKreditkartennummerndurchverbesserte Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden.

Verwandte Fragen

Wie oft sollten DLP-Richtlinien überprüft und aktualisiert werden?

Dirk Malueg

Normalerweise überprüfen Unternehmen ihre DLP-Richtlinien mindestens einmal im Jahr. Das Aufkommen neuer Technologien, Änderungen der Vorschriften, die neuesten Compliance-Anforderungen und die Methoden von Cyberangriffen erfordern jedoch eine regelmäßige Überpr ü fung. Daher sollten Arbeitgeber systematische Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme durchführen, um die Mitarbeiter über die neuesten Richtlinien und bewährten Verfahren für den Datenschutz zu informieren.

Welche Technologien können zur Unterstützung einer DLP-Richtlinie eingesetzt werden?

Dirk Malueg

Es gibt verschiedene technische Lösungen zur Unterstützung einer DLP-Richtlinie. Zu den gebräuchlichsten gehören Endpunktsicherheitssoftware, Netzwerksicherheitstools, Cloud-Sicherheitslösungen und Verschlüsselungssoftware. Diese Technologien sind unerlässlich fü r die Identifizierung und den Schutz sensibler Daten, die Überwachung ihrer Bewegung, die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien und die Verhinderung von Datenverlust oder -diebstahl. Durch die Implementierung dieser Tools können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten gut geschützt sind und dass ihre Kunden ihnen ihre sensiblen Informationen anvertrauen können.

Was sind die Folgen einer Datenschutzverletzung?

Dirk Malueg

Die Folgen einer Datenschutzverletzung können sowohl finanzieller als auch nicht-finanzieller Natur sein. Die Regierungen schützen die Privatsphäre ihrer Bürger durch Gesetze. Ein Verstoß gegen solche Gesetze aufgrund einer fehlenden DLP-Richtlinie kann zu rechtlichen Schritten fü hren. Darüber hinaus kann dies das vertrauenswürdige Image des Unternehmens beeinträchtigen und im Falle einer Vernachlässigung zu einer Einstellung des Betriebs führen. Der Verlust von Geschäftsgeheimnissen kann zu Unternehmensspionage führen.

Was sind die Hauptgründe für einen Datenverlust?

Dirk Malueg

Datenverluste können aus verschiedenen Gr ü nden auftreten, von unzureichender Cybersicherheit bis hin zu mangelnder Mitarbeiterschulung. Hardwareausfälle, Hacking, Phishing, unbefugte Datenübertragung, menschliches Versagen, unzureichende Datensicherung, schwache Passwörter und die Verwendung nicht autorisierter Anwendungen können zu Datenverlusten fü hren. Eine leistungsstarke MDM-Software wie AirDroid Business kann eine robuste DLP-Richtlinie implementieren, um Datenverluste zu verhindern.