ソフトフォンとは？クラウドベースの通話ガイド

世界がだんだんとバーチャルな環境に移行していく中で、柔軟なコミュニケーション方法を持つことは非常に重要になっています。 現在のデジタル世界では、あらゆるものがクラウドに移行し、従来のハードウェアがより簡単なオンラインソリューションに置き換えられています。オフィスの電話でさえもデジタル化が進んでいます。ここでソフトフォンが登場します。

ソフトフォンは要するに、コンピューター上の電話システムです。 インターネット経由で通話が可能で、他の追加機能も提供します。デスクで電話応対に追われる日々はもう終わりです！ このガイドでは、ソフトフォンのすべてと使い方を詳しく説明します。

Part 1 :ソフトフォンとは？

ソフトフォンは、従来の電話の機能を模倣したソフトウェアまたはアプリケーションです。しかし、それは完全にデジタルの領域内で動作します。物理的なハードウェアに依存する固定電話や携帯電話とは異なり、ソフトフォンはインターネット接続を利用して通信を行います。

ソフトフォンを使用すると、VoIP技術を使用してインターネット経由で通話を発信または受信することができます。これは、従来の電話サービスと比較してコストを大幅に削減します。ソフトフォンは、ノートパソコン、デスクトップコンピュータ、スマートフォン、タブレットなど、ほとんどすべてのデバイスにインストールすることが可能です。これにより、安定したインターネット接続があれば、ほぼどこからでも仮想的に通話を行う柔軟性がユーザーに提供されます。

Part 2 : ソフトフォンはどのように機能しますか？

ソフトフォンは、固定電話のような従来のハードフォンと同じように機能します。その違いとして、ソフトフォンは通話を発信または着信する際にソフトウェアを使用します。ソフトウェア上で動作するため、従来の固定電話ができることに加えて、さらに多くの機能を提供できます。

ソフトフォンはVoIP（Voice over Internet Protocol）技術を使用して通話を行います。ソフトフォンを使用すると、タブレット、コンピュータ、またはモバイルデバイスを利用してインターネット経由で通話を行うことが可能です。

VoIP電話サービスにログインすると、ソフトフォンは自動的に登録され、通話の発着信ができるようになります。その後、サービスプロバイダが接続やその他の必要な電話システム機能を管理します。

従来の電話機とは異なり、ソフトフォンは物理的なデバイスではなく、互換性のあるデバイスで電話のインターフェースを模倣するソフトウェアとして分類されます。

ソフトフォンは、仮想電話番号を利用して音声通話、メッセージ送信、ビデオ会議を行うデジタルソリューションを企業に提供するもので、インターネット接続さえあればどこからでもアクセス可能となっています。

Part 3 : ソフトフォンの利点と課題

ソフトフォンが何か、そしてどのように機能するのかを理解した上で、会社にとって適切な投資であるかどうか、疑問に思うかもしれません。ここでは、ソフトフォンの長所と短所をご紹介します。

長所：

1コストの節約

卓上電話を選択すると、導入やメンテナンスにかかる費用はかなり高くなります。ソフトフォンは追加のハードウェアを必要としません。インストールとセットアップも数分で完了します。

2機動性と利便性の向上

ソフトフォンはモバイル通信に対応しているため、いつでもどこでも簡単に業務を行うことができます。 在宅勤務や出張、あるいは社内の拠点間を移動する従業員にとって、最適な選択肢となります。

3効率の向上

ソフトフォンの機能はすべて効率的で、どのようなビジネス環境でも効果的なチームコラボレーションを可能にします。ソフトフォンのユーザーインターフェースは、ビジュアルボイスメール、ドラッグアンドドロップによる通話転送、着信通知、ボイスメールからメールへの設定など、豊富なショートカットと拡張機能が備わっています。これにより、業務でのコラボレーションが簡単かつ迅速になります。

4プライバシーの向上

すでにスマートフォンを持っているのに、なぜソフトフォンが必要なのかと思うかもしれません。実は、ソフトフォンにはそれなりの利点があります！ソフトフォンアプリを使えば、他の連絡先や個人情報はスマートフォンに残したまま、仕事の電話を受けることができます。 アプリを通して電話をかけると、表示されるのは個人番号ではなく、仕事用の番号になります。これにより、お使いのスマホ内の個人データのプライバシーがより守られます。

チャレンジ:

1セキュリティリスク

ソフトフォンはVoIP技術で動作するため、ある程度のセキュリティリスクが伴います。ソフトフォンの使用に伴う代表的なセキュリティリスクには、DDoS攻撃、フィッシング、マルウェア攻撃、および通話改ざんが含まれます。その他のセキュリティ脅威には、VOMITやSPITなどがあります。

2複雑さ

ソフトフォンのセットアップには、技術的な知識と専門知識が不可欠です。最適な機能と接続性を確保するために、ユーザーは複数の設定やプロトコルを操作する必要があります。また、ソフトフォンは定期的なアップグレードとメンテナンスが必要なため、その使用はさらに複雑になっています。

Part 4 : リモートワークにおいてソフトフォンが最適な理由

ソフトフォンは、リモートワークの従業員を持つ企業にとって最適な選択肢です。ソフトフォンは、通話の発信や受信に必要な機能を犠牲にすることなく、すべての業務をリモートで実行するために必要なモビリティと柔軟性を企業に提供します。

ソフトフォンは通常、クラウドベースのサーバーから一元管理されます。これにより、リモートワークフォースが世界中のどこからでも仕事の電話に対応できるようになります。唯一の前提条件は、安定した高速インターネット接続が必要であることです。

ソフトフォンから発信する通話にはすべて会社の番号が表示されるため、社員は個人の携帯電話をソフトフォンとして使用可能です。

Part 5 : ソフトフォンの最適な使い方

企業内でソフトフォンの最適なパフォーマンスと最大限のセキュリティを確保するためには、対策が不可欠です。以下にそのいくつかを紹介します。

1. MDMツールによる一元管理

With the MDMツールを使用すると、ソフトフォンをインストールしたすべてのデバイスを集中管理できます。これにより、一貫した構成とタイムリーな更新が保証されます。MDMツールを使用することで、導入プロセスを簡素化したり、セキュリティポリシーを実施したり、デバイスの不正操作や不正アクセスのリスクを低減したりすることができます。

2. 通話履歴のモニタリング

通話履歴の監視は、不審な行為やセキュリティ侵害を検出し対処する際に非常に重要です。定期的に通話履歴を確認することで、管理者は異常なパターンを検出し、潜在的な脅威を回避することができます。これは、ソフトフォンを通じて送信される機密データを保護するために非常に重要です。

3. 非アクティブなアカウントの削除

ユーザーアカウント管理は、ソフトフォンシステムのデータ整合性を維持する上で非常に重要な役割を果たします。ソフトフォンのディレクトリから定期的に非アクティブなアカウントを削除することで、不正アクセスに関連するリスクを最小限に抑えられます。

4. ファイアウォール付きルーターの使用

ソフトホン通信を保護するには、厳密なネットワークセキュリティ対策を実施する必要があります。 ファイアウォール付きルーターを使用することで、トラフィックを簡単に監視およびフィルタリングし、ソフトフォンネットワークをマルウェア、不正アクセス、その他のサイバー脅威から保護できます。これにより、データ漏洩やネットワーク侵入が最小限に抑えられます。

5. セキュリティ習慣に対する意識の向上

セキュリティ侵害に関しては、人為的ミスが最大の割合を占めています。これは、従業員のセキュリティに対する意識を高めることが重要であることを示しています。フィッシング攻撃の見分け方、強力なパスワードの作成、セキュリティが確保されていないWifiネットワークを避ける方法などについて、従業員を研修することをお勧めします。

まとめ

ソフトフォンは、携帯電話やタブレットを使用してインターネット経由で通話の発着信をする優れたツールです。この記事で紹介したような最善の使い方に従うことで、ソフトフォンの利点を最大限に活用し、その効果を十分に引き出すことができます。