オンボーディングとは？意味やメリット、実施と事例を紹介
新入社員が入社し、新しいコンピューターが手渡されたとしましょう。従来なら新入社員が入社すると、IT専門家の監督の元、手間のかかる長いセットアップをこなすという試練が待ち受けていました。デバイスを手動で微調整し、必要なソフトウェアをインストールし、新人のためにユーザープロファイルを作成する必要があったのです。
この手順には時間がかかり、ミスをしてしまう可能性もあります。ですが、デバイス・オンボーディングの導入により、全プロセスがシンプルになり、ほんの数分で完了するようになったのです。
さらに、エラーの可能性も大幅に減少します。この合理的なアプローチは、効率性と正確性をもたらし、新入社員やITスタッフが手がける初期設定のプロセスも同様に簡素化します。これは、オンボーディングのプロセスをよりスムーズで確実なものにし、より生産的な職場環境に貢献する画期的な方法なのです。
1オンボーディングとは？
オンボーディングとは、IT専門家を必要とせずに、企業のニーズに応じてモバイルデバイスをセットアップする簡単な方法です。これにより、さまざまな事がシンプルになり、多くの時間とコストが節約されます。
一度デバイスが登録されると、ユーザーは会社のEMMやMDMシステムに接続するために物理的に何かをする必要はありません。新入社員が自分のデバイスを起動し、インターネットに接続すると、セットアップが勝手に行われるのです。ここではこれを「ゼロタッチ登録」と呼んでいます。
さらに、MDM/EMMのゼロタッチオンボーディングは、社内規定に基づいて必要なデバイス設定をすべて行います。また、必要なアプリも自動的にインストールされます。私たちはこれを「ゼロタッチ・コンフィギュレーション」と呼んでいます。誰かが余計な作業をしたり、踏み込んだりすることなく、デバイスがすぐに業務で使える状態になるため、作業負荷が軽減されるのです。
2最善の方法：オンボーディングの実施
この記事では、オンボーディングとは何か、そして反復的で退屈な作業を自動化することで、私たちの生活をどのように楽にすることができるかをご紹介してきました。
それでは、オンボーディングを効果的に導入するための実践的な方法をいくつかご紹介しましょう。この自動化によって、どんなビジネスでも時間とコストの両方を節約できることがわかるはずです。
オンボーディングに必須のツール
オンボーディングを設定するには、いくつか必要なものがあります：
対応デバイス
まず、互換性のあるデバイスが必要です。リセラーパートナーから対応製品を直接購入することができます。
Android端末の場合は、Android9.0またはそれ以降のバージョンを搭載している必要があります。Android Oreo（8.0）を搭載した一部のAndroid端末も動作する可能性がありますが、互換性が必要です。Pixel Phoneの場合、Android 7.0（Nougat）もこの自動化プロセスをサポートすることができます。
EMMプロバイダー
EMM（エンタープライズ・モビリティ・マネジメント）プロバイダーを見つけなければなりません。
アカウント
そして、ゼロタッチの認定リセラーパートナーによって作成されたゼロタッチアカウントが必要です。
アプリをプリインストールし、デバイスの設定をプリセットする方法とは？
ゼロタッチオンボーディングが業務を効率化することで、企業にどんなメリットをもたらすかがわかったところで、デバイス設定のカスタマイズやアプリのプリインストールについても掘り下げてみましょう。
- ステップ 1: ゼロタッチポータル上で、自分の会社の要件に合わせたEMM設定を作成します。Google Drive、Word、PowerPointなどの必須アプリを含めることができます。
- ステップ 2: EMMコンソールで、会社のニーズに基づいたデバイス構成を確立します。デバイス構成では、デバイスがどのように動作し、どの従業員が特定の機能にアクセスできるかのルールを設定します。また、パスワード、ネットワークアクセス、権限など、様々な要素を微調整することもできます。次に、設定ファイルのコードをコピーし、ゼロタッチポータルに貼り付けてください。
- ステップ 3: あとはポータルで [デバイス] オプションをクリックし、構成ファイルをデバイスに適用するだけです。
新入社員がデバイスの電源を入れてインターネットに接続すると、EMMやDriveなどの必要なアプリが自動的にダウンロードされ、事前に設定された設定がシームレスに適用されます。これらの最善の方法に従うことで、ゼロタッチオンボーディングを最大限に活用し、組織にとってよりスムーズで効率的なオンボーディングプロセスを実現することができるでしょう。
ウェルカムメッセージを設定し、サポート連絡先を残す
ウェルカムメッセージを作成し、ユーザーサポートの連絡先情報を提供することは、企業のプロ意識と熱意を反映します。手順はいたって簡単です。
まず始めに、ゼロタッチポータルでウェルカムメッセージと連絡先の詳細を設定しましょう：
- ステップ 1: ゼロタッチポータルの設定オプションにアクセスします。ここで、会社名、サポートメールアドレス、電話番号を記入することができます。これらの情報は、従業員がゼロタッチ登録されたデバイスの電源を入れたときに表示されます。
- ステップ 2: ポータル内の「カスタムメッセージ」セクションには、アプリのダウンロード方法や勤務プロファイルの作成方法など、従業員を指導するために必要な情報を書き込むことができます。文字数の制限はありません。
強制読み取り通知の設定
強制読み取り通知を設定することは、ユーザーが潜在的な課題と従うべきルールを確実に認識できるようにするため、非常に重要です。ですが幸いなことに、このプロセスは非常に簡単です。
- ステップ 1: デバイス管理システムを利用して、強制読み取り通知をスケジュールします。
- ステップ 2: AirDroid Businessと同様に、「ワークベンチ」>「通知」>「+通知の作成」に移動します。
- ステップ 3: 次の情報を入力します： カバーと概要、通知内容、送信先、公開設定など。
- ステップ 4: 従業員が通知を確実に読めるようにするには、「強制読み取りを有効にする」にチェックを入れます。
3オンボーディングのメリット
ゼロタッチオンボーディングには多くのメリットがあり、世界中の企業で非常に人気があります。以下でこれらのメリットについて詳しくご説明します：
- 効率性の向上
ゼロタッチオンボーディングは物事を単純化します。人が反復作業をする代わりに、自動化がそれを行うのです。これは、ITチームの仕事が減ることを意味します。反復的な作業を減らすことは、競争力のある企業にとって、より高い利益と成長につながるでしょう。企業はルーティンワークをこなすよりも、より多くの利益を上げるためのスマートな戦略に集中することができるからです。 - セキュリティの向上
サイバーセキュリティに関しては、ゼロタッチデバイスオンボーディングが極めて重要な役割を果たします。これにより、新入社員のデバイスに強化されたセキュリティ対策を即座に導入することが可能です。ITチームはもうセキュリティ・ソフトウェアを手動でインストールする必要はありません。ゼロタッチデバイスオンボーディングで、スパイウェア攻撃やデータ漏洩から会社を守り、組織の防御を強化することができるのです。 - コンプライアンスの向上
ゼロタッチオンボーディングにより、大企業はガジェットやユーザーアカウントを簡単に管理し、常に最新の状態に保つことができます。企業にとって法的制裁を受けることは、、金銭面でも手間の面でも不都合であるため、これは非常に重要です。さらに、企業が高額な罰金を回避し、法律を遵守し続けるのにも役立ちます。 - ユーザーエクスペリエンスの向上
この技術は、すべての人の生活を便利にします。この技術によって、人々は自分の仕事をより良くこなすために必要なツールに、さほど苦労することなくアクセスできるようになるのです。また、ゼロタッチオンボーディングは、コストのかかるオンボーディングプロセスも簡素化します。 - 安定性の向上
企業が拡大するにつれ、顧客記録を含むデータも拡大します。安定性の管理と維持は、かつて大企業にとって大きな課題でした。しかし、ゼロタッチオンボーディングは、自動化によってこれらのハードルが排除します。
大企業のIT部門は、従業員の記録やタスクを合理化しながら、顧客の要求に難なく応えることができるようになり、全体的な安定性が向上しました。
オンボーディングは、効率性の向上やセキュリティの強化から、コンプライアンスやユーザーエクスペリエンスの改善まで、多くのメリットをもたらします。さらに、企業が成長し、より大きなデータ管理の課題に直面する中で、安定性を維持する上で重要な役割を果たすのです。
4ゼロタッチオンボーディングの導入における課題
ゼロタッチオンボーディングは、管理をより簡単に、より良くする賢い方法ですが、問題がないわけではありません。ですが、ご心配なく。私たちはこれらの問題を簡単に解決することができます。ここでは、あなたが遭遇する可能性のある問題をいくつかご紹介します：
登録の失敗
過負荷や技術的な問題により、機器設定の登録に失敗することがあります。これは自動化プロセス全体に影響を与え、システムを使用不能にする可能性があります。
解決方法
「デバイスステータス」機能を使用して、デバイスの登録ステータスとアクティベーションを監視します。デバイスが設定の登録に失敗した場合は、再送信を押すだけです。
デバイスの互換性
ここに大きな課題があります。すべてのデバイスがオンボーディングシステムに登録できるわけではありません。前述のとおり、この自動化に対応できるのはAndroid 9.0以降のデバイスだけとなっています。Android8.0を搭載しているデバイスで動く場合もありますが、それは稀です。
解決方法
残念ながら、この問題を解決する唯一の方法は、ボーディングに対応したデバイスを購入することです。
インターネット常時接続
ゼロタッチオンボーディングのプロセスは、全体的に安定したインターネット接続に大きく依存しています。オフィスのインターネットが停止すると、自動化プロセスは停止し、生産性と効率に影響を与えてしまうのです。
解決方法
オンボーディングはインターネットを介してワイヤレスで動作するため、この問題の唯一の解決方法は、信頼できるサービスプロバイダーから堅牢で信頼性の高いインターネット接続を確保することにあります。これにより、ワークフローを中断することなく、インターネットの中断によるダウンタイムを最小限に抑えることができるでしょう。
5オンボーディングの一般的な使用例
ここでは、ゼロタッチ登録が非常に有益であることが証明された一般的な例をいくつかご紹介します：
教育分野
ゼロタッチ登録は、教育分野で優れた実用性を発揮します。この合理化された自動化により、教育者はアプリを事前に選択し、遠隔操作で学習教材を配布することで、教師と生徒双方のニーズに簡単かつ迅速に対応することができるのです。
物流・運輸
物流および運輸業界では、ゼロタッチオンボーディングシステムを搭載したデバイスを従業員に持たせることで、ドライバー、倉庫担当者、配送業者が実行するタスクの追跡および管理のプロセスが簡素化されます。この効率的なソリューションにより、よりスムーズな操作と生産性の向上が保証されるのです。
ホスピタリティ
ホスピタリティ業界はゼロタッチ登録を活用することで、ゲストにパーソナライズされたデバイスを提供し、全体的な体験を向上させることができます。
ホテルやリゾートの管理者は、客室内のエンターテイメントシステムやその他のスマートガジェットを簡単に管理・更新し、ゲストのニーズに応えることができます。例えば、ゲストが特定のストリーミングサービスを希望した場合、ホテルのスタッフはそのリクエストに迅速に対応することができるのです。
6まとめ
オンボーディングは、さまざまな課題に対処するためのわかりやすく効率的なソリューションを提供します。そのため、企業全体のデバイス管理を簡素化し、企業全体の成長に大きく貢献する、今日の産業において不可欠な資産となっているのです。
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